Lần đầu đi làm công ty Nhật, cần lưu ý điều gì?

Để có thể giảm thiểu phần nào áp lực tâm lý cho các bạn lần đầu làm việc tại các công ty Nhật Bản, cùng Kilala tìm hiểu một số điều cần lưu ý trong môi trường công sở ở đất nước này.

Việc chuyển đổi từ môi trường đi học sang đi làm là cả một quá trình rèn luyện từ kỹ năng cho đến khả năng hòa nhập. Những người đã có kinh nghiệm đi làm thì sẽ biết ngoài những quy định chung của công ty thì sẽ có những quy tắc bất thành văn riêng của tổ chức đó mà bất cứ ai đã từng một lần va chạm đều biết để lưu ý. Thế nhưng, việc đi làm ở một công ty có nền văn hóa khác với Việt Nam, mà cụ thể ở bài viết này là Nhật Bản thì sẽ còn khó khăn hơn. Dưới đây là những nguyên tắc cần lưu ý khi bắt đầu công việc tại một công ty Nhật Bản.

Đi sớm 10 phút – Về trễ 5 phút

Chúng ta ai cũng biết Nhật Bản là một đất nước rất coi trọng việc đúng giờ. Đi làm ngày đầu tiên phải nghiên cứu về giờ làm việc, các quy định về thời gian làm, các quy định về việc nếu đi trễ thì sẽ xử lý như thế nào, bị những hình phạt gì,... Ở Nhật có một quy tắc bất thành văn mà chúng ta cần lưu ý, đó là việc đến trước giờ làm 10 phút và về sau giờ tan sở khoảng 5 phút. 

Tại sao nên đi làm sớm 10 phút?

Khi đi làm sớm, bạn sẽ có thời gian để chỉn chu lại trang phục, chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ đầy đủ vào những ngày có họp hành, hoặc chỉ đơn giản là xem xét những việc cần làm vào ngày hôm nay để có tâm thế sẵn sàng làm việc. Trường hợp bạn đi trễ vì lý do bất khả kháng thì nên liên lạc với công ty ít nhất 10 phút trước giờ làm chính thức và nêu rõ lý do. Sau đó nộp các giấy tờ cần thiết chứng minh việc đi trễ, ví dụ như giấy chứng nhận trễ tàu.

Tôi không được phép về đúng giờ?

Ở Nhật mọi người thường có văn hóa làm ngoài giờ, có khi nửa tiếng nhưng cũng có khi lên đến vài ba tiếng. Vì vậy, việc bạn “rục rịch” thu dọn đồ đạc chuần bị ra về khi chưa đến giờ tan sở là điều tối kỵ. Nếu không có việc để làm ngoài giờ như đồng nghiệp thì bạn cũng nên về muộn hơn giờ tan làm chính thức từ 5 đến 10 phút.

Chủ động trong mọi tình huống

Để có thể nắm bắt công việc mới một cách nhanh chóng thì nên chuẩn bị sổ tay công việc, và quan trọng là bạn cần chủ động ghi chép khi được cấp trên hoặc người tiền nhiệm hướng dẫn. Đặc biệt khi tiếng Nhật không phải là ngôn ngữ mẹ đẻ, nhiều lúc có thể nghe nhầm hoặc không hiểu, cho nên bạn phải tích cực ghi chép và đừng ngần ngại hỏi lại nếu không hiểu rõ. 

Ngoài những việc được hướng dẫn, người mới nên chủ động hỏi những công việc mình có thể làm, chứ không nên thụ động, chỉ làm việc khi được bảo. 

Vượt qua nỗi sợ nghe điện thoại

Nếu bạn làm việc trong văn phòng, nên tích cực nghe điện thoại. Đây là một phép tắc nhỏ cần phải lưu ý. Để người tiền nhiệm nghe điện thoại liên tục sẽ bị đánh giá là không chủ động trong công việc. 

Ban đầu nghe điện thoại là một việc rất đáng sợ, bởi vì lắm lúc nghe tiếng Nhật không hiểu, cộng thêm chưa quen hết công việc và hiểu rõ vị trí của đồng nghiệp nên xử lý các cuộc gọi sẽ có phần lúng túng. Cho nên cần phải luyện cách nghe điện thoại ở nhà, sau đó khi nghe điện thoại phải ghi chép lại các thông tin cần thiết để báo lại cho sếp hoặc những người có liên quan.

Nắm vững quy tắc "Horenso"

Đây là quy tắc bất di bất dịch ở các công ty Nhật, được viết tắt từ Hokoku (báo cáo) – Renraku (liên lac) – Sodan (thảo luận). Khi có vấn đề phát sinh thì phải luôn tuân theo nguyên tắc này: báo cáo vấn đề cho cấp trên, liên lạc chia sẻ thông tin cho đồng nghiệp và cùng nhau bàn luận tìm ra giải pháp khắc phục.

Không được làm những việc cá nhân trong giờ hành chính, như lướt facebook, nghe nhạc, gọi điện riêng tư. Đặc biệt là không được sử dụng điện thoại công ty để gọi ra ngoài vì mục đích cá nhân mà không xin phép. Các công ty Nhật đều hướng tới yếu tố chuyên nghiệp nơi công sở. Cho nên tới chỗ làm chung là phải làm việc vì mục đích chung của công ty.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải lưu ý về yếu tố bảo mật của công ty. Không chia sẻ hình ảnh, thông tin của công việc và công ty lên mạng xã hội. Trong quá trình làm việc hoặc giao dịch, tránh trường hợp để lộ các thông tin khách hàng, thông tin nội bộ ra bên ngoài.

Những lưu ý nhỏ nhặt bạn dễ bỏ qua

• Đến nơi làm việc phải chào hỏi mọi người. Tan làm đi về cũng nên cất tiếng chào. Luôn luôn tươi cười và lễ phép với đồng nghiệp và mọi người xung quanh.
• Người Nhật thích sự im lặng nơi công sở, cho nên cần chú ý khi nghe điện thoại và trò chuyện cùng đồng nghiệp khác. Giữ âm lượng vừa đủ nghe khi trò chuyện, tránh làm ồn gây ảnh hưởng tới người khác.
• Ở văn phòng, nên chủ động giúp đỡ mọi người làm các công việc lặt vặt. Những công việc nhỏ nhặt ban đầu sẽ giúp chúng ta hiểu rõ về quy trình làm việc, làm quen với môi trường, đồng thời tạo mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên.
• Khi được đồng nghiệp và cấp trên nhắc nhở hay thậm chí quở trách vì một vấn đề nào đó, nên im lặng lắng nghe và rút kinh nghiệm. Tránh trường hợp cãi lại, gây gỗ mất đoàn kết, tạo ra hình ảnh xấu cho bản thân.

• Giữ gìn chỗ làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, gọn gàng. Nhật Bản là một dân tộc cực kỳ quan tâm đến sự sạch sẽ và gọn gàng. Cho nên làm ở các công ty Nhật thì nên giữ vệ sinh chung, cho dù là bàn làm việc cá nhân cũng nên tươm tất vì nó phản ánh một phần bộ mặt của phòng ban nếu chẳng may có khách ghé thăm.
• Nếu có thể, cố gắng nhớ tên và vị trí của đồng nghiệp làm chung trong phòng ban càng sớm càng tốt, để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng.

Mặc dù có khá nhiều những quy tắc bất thành văn khi đi làm ở các công ty Nhật, nhưng chỉ cần chịu khó quan sát, ghi chép và học hỏi thì chúng ta cũng sẽ mau chóng hòa nhập cùng mọi người. Tuân thủ quy tắc, nhưng cũng nên thể hiện sự tự tin và hòa đồng. Đừng vì mặc cảm về các vấn đề như rào cản ngôn ngữ, văn hóa hay thậm chí là trình độ, năng lực lúc ban đầu mà thể hiện sự tự ti, rụt rè, ngại giao tiếp. Ở Nhật, mọi người rất coi trọng thái độ nơi làm việc, chỉ cần chúng ta thể hiện tinh thần cầu tiến, sự tốt bụng và khiêm nhường thì sẽ được mọi người quý trọng và đánh giá cao.  

kilala.vn