Tăng năng suất làm việc tối đa nhờ 4 bí quyết

Cùng thời gian 8 - 10 tiếng ở công ty nhưng có người có thể giải quyết công việc nhanh gọn còn bạn lúc nào cũng phải chạy đua với công việc và tăng ca? Bài viết dưới đây có thể cho bạn những lời khuyên hữu ích về cách sắp xếp công việc, đặc biệt là cách sử dụng thời gian hiệu quả để giải quyết những công việc ấy.

1) Bàn làm việc: Hãy dọn dẹp mỗi ngày!

“Ôi chuẩn bị đi họp rồi mà tìm hoài cái bút với cuốn sổ không thấy đâu”. “Sao nhìn bàn làm việc của mình lộn xộn thế nhỉ, đủ mọi thứ từ bút, thước, hồ sơ, rồi cả đồ dùng cá nhân nữa”... Nếu bạn rơi vào trường hợp như vậy thì hãy bắt đầu từ việc sàng lọc lại bàn làm việc của mình theo những gợi ý sau đây nhé.

• Đối với dụng cụ văn phòng như bút, thước, bấm kim hay các loại bìa đựng hồ sơ: Chỉ nên trữ tối đa 20 loại, bởi vì nếu quá nhiều bạn sẽ không thể nhớ được hết vị trí của chúng. Việc mất thời gian đi tìm những dụng cụ này chính là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian một cách vô ích.
• Mọi đồ đạc nên được cất vào ngăn kéo. Nên chia các đồ đạc làm 3 nhóm: nhóm 1 là đồ dùng văn phòng, nhóm 2 là vật dụng cá nhân như điện thoại, nhóm 3 là các loại giấy tờ như sách, tạp chí, hồ sơ,... và nên xếp theo thứ tự từ ngoài vô trong hay từ trên xuống với bàn làm việc có nhiều ngăn kéo để bạn có thể thuộc nằm lòng vị trí của từng nhóm đồ. 
• Nếu phải thường xuyên đi ra ngoài gặp gỡ khách hàng, bạn nên chuẩn bị sẵn một bộ các dụng cụ cần mang đi như danh thiếp, sổ ghi chép, hồ sơ công ty,... vào trong một bìa hồ sơ nhỏ. Nên sử dụng loại bìa trong suốt để chỉ cần nhìn qua bạn cũng biết được bên trong có những gì. 
• Ban đầu khi chưa thể nhớ được hết mọi vị trí của đồ đạc, bạn có thể chụp lại ảnh, vẽ tranh minh họa hay tự ghi chú vị trí sắp xếp của chúng rồi để ở nơi dễ thấy.

2) Phân chia hồ sơ, giấy tờ theo "4 tính chất"

Đối với một nhân viên công ty thì các loại hồ sơ, giấy tờ liên quan đến công việc là thứ không thể thiếu. Làm sao để sắp xếp chúng thật gọn gàng đây? Bí quyết là bạn hãy chia các loại hồ sơ, giấy tờ theo kì hạn của công việc và phân loại chúng vào 4 bìa hồ sơ như sau:

• Công việc cần hoàn thành trong hôm nay: Hãy luôn để trống bìa hồ sơ này mỗi ngày để bạn có thể kiểm tra tiến độ làm việc vào cuối ngày. Và hãy đặt quyết tâm là nếu vẫn còn hồ sơ thì mình vẫn chưa thể về nhà.
• Công việc hoàn thành trong 5 phút: Nếu đó là những việc chỉ cần 5 phút để hoàn thành, thì hãy viết danh sách ra và có thể giải quyết vào giữa các thời gian trống, hoặc là dành riêng 30 phút mỗi ngày để hoàn thành các việc này. Trong list danh sách nên chia ra mức độ quan trọng cũng như kì hạn của công việc nếu có.
• Công việc có kì hạn: Với loại hồ sơ có kì hạn thì bạn nên kết hợp với Google calendar để báo thức ngày giờ phải hoàn thành (tham khảo phần 4). Bạn không cần để ý đến file này mỗi ngày, thay vào đó hãy đặt chế độ báo trước trên Google calendar như dự báo trước 3 hay 2 ngày để bạn không bị bỏ sót.
• Công việc không có kì hạn: Với loại hồ sơ này thì bạn có thể chia ra hoặc là giải quyết luôn khi có nó, hoặc đặt lịch làm việc trên Google calendar. Mỗi 2 - 3 tháng 1 lần bạn nên để một thời gian nhất định trong lịch Google calendar như nửa ngày nào đó để giải quyết công việc trong danh mục này.

3) Học cách lưu trữ hồ sơ bằng chụp ảnh, scan, bìa hồ sơ

Công việc hằng ngày của nhân viên văn phòng luôn phát sinh hàng loạt những giấy tờ liên quan, mà chỉ cần tích tụ một thời gian ngắn cũng sẽ lấp đầy bàn làm việc. Ngày nay, việc lưu trữ mọi tài liệu thành dữ liệu số đã trở thành công cụ vô cùng hữu ích, giúp bạn dễ dàng lưu trữ những loại tài liệu không còn sử dụng nhưng lại ngại vứt đi. Mỗi công việc đã được giải quyết xong, bạn có thể xử lí theo quy tắc sau đây:

• Scan hoặc chụp ảnh lại: Cơ bản là những tạp chí quảng cáo thì có thể vứt bỏ, chỉ chụp những phần có thông tin quan trọng và lưu thành các tập tin ảnh. 
•  Lưu vào bìa hồ sơ: Đối với những giấy tờ quan trọng như hợp đồng, cam kết thỏa thuận,... bạn nên lưu vào các bìa hồ sơ để tiện tra cứu khi cần thiết.

4) Sử dụng Google Calendar một cách hiệu quả

Google calendar chính là một công cụ vô cùng hữu ích giúp chúng ta quản lí thời gian hiệu quả. Ngày nay nhiều người đã chuyển qua sử dụng Google calendar để sắp xếp lịch trình công việc thay vì sử dụng sổ tay truyền thống. Google calendar có chế độ nhắc nhở công việc nên chỉ cần nhập lịch làm việc vào trong ứng dụng này là bạn không cần phải lo âu về việc bỏ mất một buổi họp hay sự kiện đáng lẽ bạn nên có mặt. 

Ý nghĩa thứ hai của Google calendar chính là giúp bạn phân chia công việc cần phải làm theo từng khoảng thời gian một cách hiệu quả nhất. Bởi vì nếu như bạn không nắm bắt được công việc cần làm đồng nghĩa với việc bạn không biết cách sắp xếp và chủ động nắm bắt thời gian, cũng như không nắm bắt được cần mất bao lâu để giải quyết công việc đó. Và đó cũng là nguyên nhân khiến bạn luôn làm việc chậm tiến độ.

Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn sử dụng Google calendar một cách hiệu quả:

• Mỗi ngày, khi sàng lọc các hồ sơ công việc mà Kilala vừa nêu ở mục 2, bạn hãy tranh thủ nhập luôn lịch trình vào Google calendar, đặc biệt là những công việc “Cần hoàn thành hôm nay”. Đối với “Công việc có kì hạn”, hãy đặt chế độ báo trước 2 ngày.
• Nên để trống 30 phút giữa các cuộc hẹn thay vì xếp kín lịch để có thể linh động ứng biến nếu có sự cố xảy ra. Ngoài ra, với những khoảng thời gian trống này thì bạn có thể tranh thủ giải quyết “Công việc 5 phút” hay “Công việc không có kì hạn”. 
• Có thể sử dụng chế độ lặp lại với những công việc lặp đi lặp lại mỗi tháng như chuyển khoản ngân hàng hay thanh toán hóa đơn cho khách hàng,...

Bài: Nguyễn Thị Thu/kilala.vn