Buồn vui “đời” Tổng vụ

Rất nhiều bạn trẻ giỏi tiếng Nhật ngày nay luôn mong ước một ngày có thể đảm nhiệm công việc của một Trưởng ban Tổng vụ trong công ty Nhật. Hãy cùng Kilala tìm hiểu về vị trí công việc này qua bài phỏng vấn Chị Nguyễn Lê Bích Phượng (Trưởng ban Tổng vụ, Công ty TNHH Công nghiệp Sansei Việt Nam, Khu công nghiệp Amata, Biên Hòa, Đồng Nai)

Để có thể đảm nhiệm vị trí Trưởng ban Tổng vụ, theo chị cần phải có được những kỹ năng gì?

Về chuyên môn, để đảm nhiệm vị trí này, chúng ta phải tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan đến luật, quản trị kinh doanh hoặc ngành nghề tương đương, có trình độ ngoại ngữ (tiếng Nhật thành thạo, tiếng Anh thương mại), thành thạo tin học văn phòng, kĩ năng trên Internet. Tất nhiên, bạn phải có kinh nghiệm làm việc tại các doanh nghiệp Nhật Bản. Ngoài ra, bạn còn phải am hiểu về luật liên quan đến quản lý doanh nghiệp, nắm bắt các nghiệp vụ về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội – y tế - thất nghiệp, môi trường, PCCC, công đoàn... 

Tất nhiên, một Trưởng ban Tổng vụ phải có năng lực quản lý, kiến thức và hiểu rõ các chuyên môn – kinh nghiệm liên quan đến công việc đảm trách, có thể quản lý công việc theo Hệ thống ISO 9001/14001, 5S. Một Trưởng ban Tổng vụ thành công còn là một người có kỹ năng giao tiếp, năng lực đám phán – thỏa thuận tốt và chịu được áp lực cao trong công việc.

Mọi người vẫn thường nghe một cách gọi rất thân thương về các Trưởng ban Tổng vụ là “Tổng quản Mama”, cách gọi đó nói lên điều gì ? 

Cách gọi đó rất “dễ thương” nhưng lại có thể nói lên tất cả trách nhiệm và quyền hạn của một Trưởng ban Tổng vụ trong công ty. Là một Trưởng ban Tổng vụ, bạn phải đảm nhiệm rất nhiều vai trò, chịu trách nhiệm rất cao nhưng cũng đi kèm với... quyền hạn. Một Trưởng ban Tổng vụ không chỉ quản lý về nhân sự, phụ trách tuyển dụng, giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến nhân sự mà còn phải phụ trách phân bổ lương thưởng, phúc lợi cho toàn thể nhân viên công ty, phụ trách cả đối nội và đối ngoại, quản lý cơ sở vật chất, các hoạt động thường niên cho toàn thể nhân viên công ty... 

"Một Trưởng ban Tổng vụ còn là người nắm giữ “hầu bao” công ty khi kiểm soát việc thu chi, kiểm soát nguồn tiền và còn đảm nhiệm cả vai trò cấp trên của bộ phận xuất nhập khẩu, đối ứng – làm việc với các Công ty vận chuyển, giao nhận, Công ty dịch vụ xuất nhập hàng, Cơ quan nhà nước khi có yêu cầu. Và chắc chắn là không thể thiếu vai trò đào tạo nghiệp vụ cho các nhân viên trong bộ phận. 

Chúng ta có thể hình dung được khối lượng công việc khổng lồ mà một Trưởng ban Tổng vụ phải đảm nhận. Vậy có khi nào họ thấy quá tải vì công việc hoặc gặp trở ngại không? 

Tất nhiên cũng sẽ có những lúc họ cảm thấy như “ngộp thở” vì công việc nhưng điều này chỉ là “thỉnh thoảng” thôi. Vì nếu luôn cảm thấy quá tải thì chẳng thể làm tốt được công việc này. Trở ngại không có nhiều nhưng điều khiến những người Trưởng ban Tổng vụ hay nghĩ nhiều nhất chính là làm thế nào để mình luôn gần gũi và thấu hiểu nhân viên cấp dưới. Với họ, vui nhất là được nhân viên yêu mến và buồn nhất là điều ngược lại (nếu có xảy ra). Họ muốn mình là một “Mama” đúng nghĩa, không phải vì quyền hạn mà khiến không khí luôn căng thẳng xa cách khi làm việc chung. Nếu biết sắp xếp công việc một cách khoa học, chúng ta có thể làm tốt bất kỳ công việc gì.

Kinh nghiệm của chị để trở thành một Trưởng ban Tổng vụ giỏi?

Để trở thành một Trưởng ban Tổng vụ giỏi, bạn phải có niềm say mê công việc, sự hiểu biết và tính ham học hỏi về lĩnh vực hoạt động của mình, có khả năng nhìn xa trông rộng để nắm bắt những khó khăn của công ty về tình hình kinh doanh, tài chính, kịp thời đưa ra những quyết sách phù hợp. Bạn phải có óc sáng tạo để thực hiện công việc nhanh nhất, hiệu quả nhất, có khả năng truyền đạt thông tin để thuyết phục những người khác tin tưởng, nghe theo và làm theo. Một Tổng vụ còn phải có khả năng lập kế hoạch và tổ chức, khả năng làm việc theo nhóm, lắng nghe, sống trung thực và cởi mở… Sau cùng, bạn phải có tài xoay xở và lòng dũng cảm, gặp khó không nản, luôn xác định rõ mình đại diện cho ai và cần phải làm gì để dũng cảm và cương quyết trong các vấn đề liên quan đến sự sinh tồn và phát triển của doanh nghiệp…

kilala.vn