Tự tin giao tiếp qua điện thoại

1. Kỹ năng TIẾP NHẬN cuộc gọi:

A. Những kỹ năng cần thiết:

B. Tại sao?

→Việc trò chuyện qua điện thoại một cách rành mạch, âm thanh rõ ràng sẽ dễ giúp bạn ghi điểm với người gọi, từ đó quyết định họ có muốn tiếp tục nói chuyện với bạn nữa không.  

→Hãy sử dụng bút và giấy ghi chú để không bị bỏ sót những thông tin được trao đổi. 

→Và tốt nhất là từ bỏ thói quen vừa nghe điện thoại vừa làm chuyện khác, vì rất có thể việc bạn thiếu tập trung sẽ bị người gọi nhận thấy. 

C. Những trường hợp cụ thể:

2. Nếu bạn được nhờ “Bạn có thể nhắn lại giúp tôi được không”, thì hãy lấy sổ ghi chú và chép lại nội dung được nghe.

Nhận điện thoại từ ai? Vào lúc mấy giờ?
Nội dung truyền đạt nói về việc gì?
Có cần thiết phải gọi lại cho đối phương hay không?
Viết tên của chính mình (để người nhận biết được ai đã ghi chú)

2. Kỹ năng THỰC HIỆN cuộc gọi đi

A. Những kỹ năng cần thiết:

B. Tại sao?

→Việc chào hỏi qua điện thoại cần cố gắng thực hiện đơn giản, để có thể bắt ngay vào chủ đề chính.

→Nên xác nhận tình trạng của người đó hiện tại như thế nào, có thể tiếp điện thoại được không. Tùy tình huống cụ thể mà chúng ta cân nhắc việc gọi lại vào khi khác. Ngay cả lúc truyền đạt yêu cầu hoặc tóm tặt điểm chính của câu chuyện, hãy cố gắng để không làm lãng phí thời gian của họ.

→Xác nhận điểm chính của câu chuyện vừa nói với đối phương và kết thúc bằng những câu xã giao lịch sự như “Xin chân thành cảm ơn”/ “Xin nhờgiúp đỡ”. 

→Khi  khi cúp máy, hãy cố gắng đặt ống nghe xuống một cách nhẹ nhàng, tráng gây ra tiếng “Cạch” lớn vì sẽ rất thất lễ.

Lưu ý: 

• Âm vực của giọng nói, thái độ tích cực, nụ cười trên môi cũng gây ảnh hưởng lớn đến người nghe nên các bạn hãy lưu ý để có cuộc điện thoại tạo được ấn tượng tốt nhất.
• Người Nhật cũng thường tránh gọi điện thoại vào những giờ sau: vào lúc sáng sớm, ngoài giờ làm việc và thời gian đối tác sắp ra về.
• Cần chuẩn bị sẵn các tài liệu liên quan đến vấn đề sắp bàn bạc trước khi gọi điện thoại
• Để tránh trường hợp sau khi cúp máy mới nhận ra có một số việc quên nói, nên liệt kê ra giấy ghi chú những việc cần bàn, vừa nói chuyện vừa đánh dấu vào danh sách.

C. Trường hợp cụ thể

3. TẠM KẾT

Thông qua cách nhân viên tiếp nhận hay thực hiện cuộc gọi, ấn tượng về công ty có thể được xác định theo hai hướng trái ngược nhau. Nguyên nhân lớn nhất là do không thể nhìn thấy mặt nhau nên việc trao đổi qua điện thoại sẽ trở nên qua loa, và chính ấn tượng có vẻ như không mấy quan tâm, không đáng tin cậy có thể sẽ làm mất đi sự tín nhiệm đối với toàn thể công ty. Thông qua việc chú ý chi tiết kỹ lưỡng từng chút một, sự trưởng thành và thuần thục của bản thân cũng được nâng lên. Hãy cố gắng ghi nhớ những kỹ năng trên để ngày càng tự tin hơn trong giao tiếp điện thoại, đồng thời tạo cho mình phong cách làm việc thật chuyên nghiệp các bạn nhé!