Japan GuideSau khi bạn tốc ký thành công danh tính và tên công ty của người gọi, thông thường bạn sẽ được yêu cầu chuyển máy cho người mà đầu dây bên kia muốn gặp. Nếu người đó có mặt thì đúng là không còn gì may mắn hơn.
Ngược lại bạn sẽ phải đối mặt với những tình huống sau:
a. Người gọi sẽ gọi lại:
Bạn có thể thở phào nhẹ nhõm.
b. Nhắn người vắng mặt gọi lại:
Bạn sẽ phải hỏi số điện thoại và thời gian phù hợp để liên lạc.
c. Người gọi muốn để lại lời nhắn:
Nếu gặp phải lời nhắn về một hợp đồng hay dự án gì đó bạn chưa từng nghe tên thì có thể sẽ éo le lắm. Vì thế đừng bao giờ quên xác nhận lại số điện thoại đối phương để đề phòng tình huống xấu nhất nhé.
Và trong bất kì trường hợp nào đi nữa, sau khi nhận lời nhắn, bạn sẽ phải xưng tên với người gọi điện, ví dụ “Tôi, ABC đã nhận lời nhắn của anh/ chị và chịu trách nhiệm về việc truyền đạt nó cho người kia.” (Bước này thì đến bây giờ tôi vẫn thường xuyên quên.)
Điện thoại thì nghe xong rồi, lời nhắn cũng ghi lại rồi, giờ chỉ còn đặt ống nghe xuống thôi, nhưng hóa ra bước này cũng có không ít băn khoăn: bên nào nên cúp máy trước? Tất nhiên, nếu đối phương là cấp trên thì không cần phải nghĩ rồi. Nhưng nếu là điện thoại từ người lạ, mà đối phương cũng giữ ý không cúp máy trước thì sẽ thế nào? Về vấn đề này tôi đã học từ một chị đồng nghiệp. Sau khi kết thúc cuộc nói chuyện bằng câu: “Tôi xin phép dừng cuộc gọi tại đây”, nếu hai bên cùng giữ máy, thì chị sẽ bắt đầu đếm ngược 5 giây rồi mới cúp máy. Đặc biệt ở công ty tôi, trước khi đặt ống nghe xuống thì sẽ phải thêm bước dùng ngón tay ấn nhẹ vào nút dập của máy điện thoại. Lí do là theo lời sếp dạy: “Ống nghe nặng, nhiều khi vô ý đặt hơi mạnh sẽ để lại âm thanh khô khốc đến đầu dây bên kia.” Ngoài ra, thời gian bạn để khách chờ trong khi bạn xác nhận xem người họ cần gặp có mặt hay không chỉ được tối đa là 1 phút. Nếu ước lượng thời gian xác nhận hơn 1 phút thì phải xin phép được gọi ngược lại để tránh phát sinh thêm phí điện thoại cho người gọi.
Chỉ có mỗi việc nghe điện thoại ở công ty Nhật cũng có rất nhiều chuyện để học hỏi. Tuy mỗi lần điện thoai reo là mỗi lần tôi hồi hộp, nhưng càng ngày tôi càng cảm thấy tự tin hơn về kỹ năng ứng xử cũng như khả năng tiếng Nhật tăng lên rõ rệt. Điều tôi nhớ nhất là “nếu muốn tiến bộ, đừng ngại vấp ngã”!
