Kinh nghiệm sử dụng email trong công việc

Cũng như điện thoại, giờ đây email đã trở thành một phương tiện giao tiếp phổ biến và gần gũi với mọi người, không chỉ trong môi trường công sở. Tuy nhiên, đó cũng là lý do khiến chúng ta đôi khi trở nên thiếu cẩn trọng. Dù không cố tình nhưng những lỗi không đáng có trong việc sử dụng email có thể gây phiền hà hay gây trở ngại cho công việc và cả bản thân bạn. Hãy xem trong các công ty Nhật, email được “đối xử” như thế nào nhé!

Email không phải là công cụ hoàn hảo

Mỗi ngày, các nhân viên văn phòng thường gửi đi rất nhiều email để trao đổi công việc. Quả thật email rất tiện lợi, nhưng chỉ cần bạn sơ sẩy một chút thì chúng cũng sẽ gây không ít phiền toái. 

Email giúp lưu trữ tất cả mọi thông tin đã được các bên trao đổi như một bằng chứng rõ ràng. Thế nhưng, đôi khi cách hành văn hay dùng từ ngữ chưa chuẩn xác lại dễ gây ra những hiểu lầm, khiến chuyện nhỏ hóa ra to. Đó chính là lý do khiến người Nhật không yên tâm khi chỉ gửi email. Các công ty Nhật bị nhân viên người nước ngoài gọi đùa là “meeting company”, bởi có quá nhiều cuộc họp. Họ muốn “mặt đối mặt” để thấy được phản ứng của đối phương, và để đảm bảo một điều quan trọng không kém là đối phương hiểu một cách hoàn toàn chính xác những gì họ muốn truyền đạt. Điều này không dễ đảm bảo khi giao tiếp qua email hay điện thoại. Chính vì vậy, mỗi khi muốn gửi đi một email, bạn cần phải chắc chắn về nội dung của nó trước khi bấm nút “Gửi”.

Những ưu điểm và hạn chế của email

Ưu điểm

• Không cần phải để ý tới giờ giấc của người nhận (không như khi gọi điện thoại).
• Thời gian gửi - nhận nhanh chóng.
• Có thể gửi kèm dữ liệu như file Word, Excel, hình ảnh, tài liệu thuyết trình,...
• Nếu sử dụng tốt chức năng CC hay BCC, có thể cùng lúc gửi tới nhiều người.

Hạn chế:

• Vì không nhìn thấy mặt nên khó đoán được phản ứng của đối phương.
• Đôi khi từ ngữ không đi kèm cảm xúc có thể gây hiểu lầm. 
• Khác với điện thoại, bạn không biết email có chắc chắn đến được hộp thư người nhận hay chưa, vì vậy đôi khi phải chờ đợi khá lâu mới nhận được câu trả lời.
• Phải đề phòng email có virus hay xử lý thư rác.
• Khi gửi email lần đầu cho một người lạ mà không có bất cứ sự giới thiệu hoặc chào hỏi nào trước đó, email của bạn có nhiều khả năng sẽ bị “lơ” đi hoặc là bị hệ thống bảo mật của công ty lầm tưởng là thư rác nên chuyển thẳng vào mục thư rác. 

Làm thế nào để sử dụng email một cách hiệu quả?

Viết đầy đủ nhưng ngắn gọn, súc tích và rõ ràng

Trong các công ty Nhật Bản, email được sử dụng như một công cụ truyền đạt thông tin mang tính chất ghi nhớ giữa các bên đối tác, để chia sẻ thông tin dữ liệu giữa các phòng ban nội bộ với nhau, và để lưu trữ. Phần lớn công việc thường được giải quyết trong các cuộc họp trực tiếp hay qua các buổi họp trực tuyến. Vì vậy, khi gửi email, hãy đảm bảo rằng bạn đã viết đầy đủ và ngắn gọn những thông tin cần thiết, không nên dài dòng. 

Tiêu đề cần đúng trọng tâm và bao quát được nội dung 

Mỗi ngày, một nhân viên bình thường ở các công ty Nhật có thể nhận được hàng chục, thậm chí hàng trăm thư điện tử. Vì thế, một trong những điều bạn được nhắc nhở ngay từ những ngày đầu đi làm là khi viết email phải có một cái tiêu đề đúng trọng tâm đồng thời bao quát được nội dung! Gửi email cho sếp ở vị trí càng cao, tiêu đề càng phải chuẩn, thậm chí phải làm sao để sếp chỉ cần đọc qua tiêu đề là đã nắm được nội dung của email mới được!

Hãy “tử tế” khi đính kèm dữ liệu

Khi gửi email đính kèm dữ liệu, hãy chắc rằng bạn có giải thích ngắn gọn về tập tài liệu đó trong nội dung email để người nhận có được cái nhìn khái quát, chuẩn bị tâm lý tốt hơn khi mở ra xem chi tiết. Chẳng hạn: “Tài liệu đính kèm là bài thuyết trình về kết quả bán hàng năm 2015 của phòng ABC được thu thập dựa trên doanh số báo cáo và so sánh thực tế”. Không mất nhiều thời gian nhưng một câu giới thiệu như vậy sẽ khiến người nhận thấy dễ chịu hơn là bị “quăng vào mặt” một tập tài liệu với mấy chữ “FYI” (For your information) hoặc “Chi tiết xem trong file đính kèm”.

Với các tài liệu có dung lượng lớn, bạn nên tải lên một trang lưu trữ nào đó hoặc sử dụng chức năng Google Drive, One Drive,... để chia sẻ, tránh chiếm hết dung lượng  hộp thư của đối phương. Chưa kể nhiều công ty còn giới hạn dung lượng hộp thư nhận, hoặc không cho nhận thư có kèm file, khiến email không đến được với người nhận.

Không được lơ là chuyện bảo mật

Như đã nói ở trên, mỗi email có thể là một bằng chứng rõ ràng cho quá trình trao đổi và làm việc của bạn. Vì vậy, hãy chắc chắn email và tài liệu của mình luôn tìm đến đúng người cần đến, và hoàn toàn được bảo mật. Khi đính kèm tài liệu, tốt nhất luôn cài mật mã cho tài liệu đó, và gửi mật mã đến người nhận trong một email riêng. Ngoài ra, vì vấn đề bảo mật, bạn tuyệt đối không nên sử dụng tài khoản email công ty cho việc riêng của mình.

Hãy chắc chắn email của bạn đã đến nơi “an toàn”

Đối với những email quan trọng hoặc khẩn cấp, sau khi gửi hãy gọi điện thoại cho đối phương để thông báo và xác nhận chắc chắn rằng họ đã nhận được email cũng như khoảng thời gian bạn có thể nhận được câu trả lời. 

Luôn trả lời khi nhận được email

Chờ đợi câu trả lời trong sự im lặng kéo dài luôn là một cảm giác kinh khủng, đặc biệt là khi bạn gửi thư bằng email và không biết đối phương đã nhận được hay chưa. Vì vậy, trừ những trường hợp bạn thực sự cố tình không trả lời, còn lại hãy trả lời ngay khi nhận được email. Kể cả khi chưa giải quyết được ngay, hãy luôn cố gắng phản hồi để xác nhận là bạn đã nhận được email, đang xem xét, hoặc đã nhận được nhưng đang ở bên ngoài văn phòng nên chưa mở được tài liệu, về văn phòng sẽ xem kĩ hơn. Như vậy đối phương sẽ yên tâm khi biết bạn không bỏ sót email và cuộc trao đổi sẽ tiếp tục được duy trì.

Minh Nhật/kilala.vn