Kaizen và cách thực hiện Kaizen tại văn phòng làm việc

Kaizen là gì?

Kai (改) có nghĩa là thay đổi, zen (善) có nghĩa là tốt hơn.  Kaizen (改善) là gốc rễ của những chương trình công nghiệp và của nguyên lý về phát triển công nghiệp. Nhưng triết lý cải tiến nhỏ mang đến những thay đổi lớn lao và hiệu quả rõ rệt của Kaizen đã vượt ra khỏi giới hạn lĩnh vực công nghiệp, nhà xưởng, ứng dụng vào mọi lĩnh vực công việc. Bạn có thể thực hành kỹ năng Kaizen ngay chính văn phòng làm việc để loại bỏ những thao tác thừa, những qui trình làm việc rối rắm gây mất thời gian và giảm năng xuất làm việc.

Kaizen không đơn thuần là cải tiến mà còn là cải tiến liên tục. Kết quả bạn vừa đạt được hôm nay, sẽ lại cần cải tiến sau đó, không ngừng tìm ra khuyết điểm và hoàn thiện nó.

Cải tiến nhỏ, không ngừng tối ưu hiệu quả

Các công ty Nhật thường có nhiều hoạt động khuyến khích hình thành thói quen Kaizen cho nhân viên, dần dần mỗi người tự thấy sự cần thiết của Kaizen và tự giác thực hiện, tạo thành nếp văn hóa đặc trưng của công ty.

Kaizen tập trung vào những cải tiến nhỏ, rất cụ thể và chi tiết về con người, máy móc, vật liệu, phương pháp làm việc... được thực hiện liên tục với sự tham gia của mọi cá nhân trong cùng tập thể từ cấp quản lý cho đến nhân viên. Mọi hoạt động ở nơi làm việc, khi đặt dưới quan điểm Kaizen đều sẽ không hoàn thiện, chưa ưu việt tuyệt đối và luôn cần cải tiến.

Trong một số công ty Nhật, đặc biệt là các công ty về sản xuất, nhân viên được khuyến khích đưa ra ý tưởng mới liên tục hằng tháng, hằng tuần. Đó không phải là những đóng góp lớn lao mà là những ý tưởng nhỏ nhằm tối ưu hoá, tinh gọn công việc thường ngày; tập hợp những ý kiến đóng góp hữu ích của cá nhân sẽ tạo nên những biến đổi tích cực trong tập thể. Kaizen giúp bạn rèn luyện tinh thần cầu thị và khả năng làm việc nhóm. Đồng thời, cải tiến việc nhỏ thường ngày sẽ giúp chúng ta hình thành phản xạ “luôn có cách làm tốt hơn” trong suy nghĩ.

Mỗi lời góp ý đều được đón nhận như là ý tưởng Kaizen, mỗi người góp ý là “người hiến kế Kaizen” nhờ đó mà mối quan hệ con người trong công ty trở nên thân thiện hơn, xây dựng một tập thể cầu tiến, sáng tạo, đồng lòng.

Thực hiện Kaizen không khó

Kaizen là hành động rất thiết thực, đơn giản và dễ thực hiện. Nhưng khi ứng dụng Kaizen nơi làm việc lại phát sinh một số khó khăn xuất phát từ suy nghĩ của mỗi người. Bạn sẽ ứng dụng thành công 50% triết lý Kaizen khi quyết tâm loại bỏ những rào cản tư duy sau:

- Bạn e ngại ý tưởng của mình nhỏ, không đáng kể nên không dám đề xuất. Hãy suy nghĩ rằng Kaizen bắt nguồn từ những những việc nhỏ, mọi ý kiến đóng góp sẽ vẫn được cấp trên ghi nhận xứng đáng.

- Bạn cho rằng “Kaizen là việc ở nhà máy”. Nhưng thực tế, ở bất cứ nơi nào có hoạt động đều cần cải tiến, tối ưu hoá để đạt kết quả cao nhất bất kể đó là nhà máy, văn phòng làm việc hay chính trong ngôi nhà bạn.

- Những suy nghĩ tiêu cực như “Kaizen là việc vặt”, “sếp là thánh soi” và tâm lý tự bằng lòng sẽ khiến nỗ lực ứng dụng Kaizen của bạn thất bại ngay từ đầu. Đối tượng đầu tiên và trực tiếp hưởng lợi từ sự thành công của Kaizen là chính bạn vì vậy hãy “bẻ lái” suy nghĩ theo hướng tích cực.

Cách thực hiện Kaizen tại văn phòng làm việc

Trước khi ứng dụng các phương pháp Kaizen tại văn phòng, bạn cần nhận diện những bất tiện trong qui trình công việc của chính bản thân và của cả phòng, ban. Để gọi tên được những vấn đề cản trở trong công việc, người Nhật dùng phương pháp 3M rất khắt khe nhưng vô cùng hiệu quả.

• Muda (無駄): Đánh giá những hoạt động thừa, gây lãng phí
• Muri (無理): Nhận ra sự bất hợp lý, không đúng quy luật
• Mura (ムラ): Nhận diện những hoạt động không ổn định và thiếu tính nhất quán

Sau khi nhận diện 3M, bạn có thể ứng dụng 4 nguyên tắc Kaizen sau để tối ưu hoá quy trình công việc:

• Loại bỏ (排除): Nếu bạn nhận thấy trong qui trình công việc của mình có những hoạt động thừa, vật vô ích hãy cân nhắc loại bỏ nó.
• Kết hợp/phân chia (結合・分離): Nếu thấy có sự trùng lặp một phần việc, nhiệm vụ giữa các thành viên trong phòng ban hãy suy nghĩ đến việc kết hợp hoặc phân chia lại để chuyên môn hoá và giảm số đầu việc. 
• Sắp xếp lại/thay đổi (入れ替え・代替): Nếu cảm thấy một cách làm hay công cụ không phù hợp, không khoa học thì hãy nghĩ đến việc thay thế bằng một trình tự khác hoặc công cụ khác.
• Đơn giản hoá (簡素化): Nếu qui trình làm việc phức tạp và rối rắm hãy nghĩ ngay đến việc đơn giản hoá nó.

Khi tiến hành Kaizen không nên nóng vội bài bỏ tất cả, cần cẩn thận trong việc cân nhắc từng bước theo chu trình quản lý chất lượng PDCA do tiến sỹ W. Edward Deming giới thiệu cho các nhà quản lý Nhật những năm 1950.

• Plan: Lập kế hoạch, phác thảo phương pháp và hướng thực hiện
• Do: Thực hiện các công việc thực tế hằng ngày
• Check: Kiểm tra, đánh giá hiện trạng các đầu việc
• Action: Hành động hiện thực hoá Kaizen

Hoàn tất các bước của chu trình PDCA không có nghĩa là bạn đã ứng dụng Kaizen thành công. Kaizen là một quá trình liên tục do đó, bạn cần tiếp tục đánh giá kết quả, lặp lại chu trình Kaizen cho đến khi không tìm ra bất cứ yếu tố nào gây trở ngại cho công việc nữa.

Kaizen là cơ hội tốt để chúng ta phát huy tính sáng tạo, chủ động thực hiện công việc theo cách của mình từ đó thêm yêu thích công việc đang làm. Ở công ty Nhật luôn khuyến kích nhân viên Kaizen như một cách để phát triển nghiệp vụ, phát triển bản thân. Từ việc đề cao sự đóng góp của cá nhân trong tập thể sẽ góp phần xây dựng tình cảm yêu mến, gắn bó của mỗi nhân viên với công ty.

kilala.vn